Hiába kiváló az álláshirdetés, ha utána az interjú…


A céges kommunikáció említésekor csak keveseknek jut eszébe, hogy ebbe a kategóriába tartozik az álláshirdetés és az interjú is – vagyis a toborzás és kiválasztás két központi eleme. Pedig ezeket is muszáj számításba vennünk, mert ha az első érintési pontokon rosszul adjuk át, mit várunk, akkor jó esély van arra, hogy végül olyan ember mellett tesszük le a voksunkat, aki csak rövid ideig marad a vállalatnál.

Mindez akkor válik égető problémává, ha rendszeresen ilyen munkatársakkal bővítjük a csapatunkat, mert így az egekbe szökik a fluktuáció.

Korábban már írtunk arról, hogy milyen elemeket kell tartalmaznia egy jól összeállított álláshirdetésnek és arról is, hogyan tehetjük vonzóvá azt a különböző generációknak. Ezúttal a következő szintről, azaz arról lesz szó, hogyan választhatjuk ki az interjú során a pozícióra legmegfelelőbb embert.

Jelenjen meg a lelki szemeink előtt, akit keresünk

Akárcsak egy autó gyártásánál, ebben az esetben is folyamatban kell gondolkodnunk. E folyamat első lépése a jól megírt és megfelelő platformokon közzétett álláshirdetés, amit a beérkezett jelentkezések szűrése követ. A profi cégek az álláshirdetést pedig az ideális munkatársat több szempontból leíró munkatársi persona alapján készítik el. Ha nem tudjuk, hogy ki lesz az, aki sikerrel beválik és jól érzi magát a munkakörben, természetesen nem tudunk számára vonzó álláshirdetést sem írni. Ezért érdemes a munkatársi persona elkészítésébe és ellenőrzésébe, validálásába energiát fektetni.

A folyamatnak ez a szakasza is jelentős időbefektetést igényel, de ennél nagyobb veszteség, hogy mindez mit sem ér, ha rosszul építjük fel az interjút – és ennek során nem a megfelelő kérdéseket tesszük fel. Ugyancsak vakvágányra visz az, ha rosszul választunk interjúztatási technikát, és elkövetjük a tipikus hibákat.

Bár az interjú egy egyszerű találkozónak tűnik, ahol gyors kézfogás, majd egy rövid csevej után feltesszük a kérdéseinket, a válaszok alapján pedig összehasonlítjuk a jelentkezőket, ennél többről van szó. Mert itt az a feladatunk, hogy kiszűrjük, ki az, aki tényleg rendelkezik az állás betöltéséhez szükséges kvalitásokkal és kompetenciákkal és persze, hogy kit motivál az adott munkakör.

Jogosan merül fel a kérdés: hogyan valósíthatjuk meg mindezt?

Úgy, hogy alaposan felkészülünk – ugyanis ez a gesztus nem csak a potenciális jelölttel szemben elvárás. Ha ”elvégezzük a házi feladatunkat”, azzal egyrészt hatékonyabbá tehetjük a kiválasztást, másrészt így viszonozzuk, hogy a jelentkező már a találkozó előtt is időt szánt ránk.

Mielőtt elkezdünk keresni valakit az adott pozícióra, gondoljuk végig az ezzel kapcsolatos részleteket. Többek között azt, hogy milyen emberek dolgoztak a pozícióban korábban. Ezt nagyon sok vezető nem veszi figyelembe, pedig az egyik legfontosabb információ.

Milyen készségekkel és tudással rendelkeztek?

Milyen volt a személyiségük?

Milyen tulajdonságuknak köszönhették a sikereiket?

Mi volt az a tulajdonságuk, ami miatt egy cél megvalósítása kudarcba fulladt?

Mi motiválta őket az adott munkakörben, mi az, amit nem szerettek benne?

Ha a felsoroltakra nem tudunk egyértelműen válaszolni, akkor beszéljünk a csoportvezetővel vagy a jelenleg is a munkakörben dolgozó csapattagokkal – ők jó eséllyel átlátják, hogy mire van szükség a munkakör betöltéséhez.

Csak a jó kérdésekre kaphatunk jó válaszokat

Ha már letisztáztuk, hogy mit várunk el az új kollégától, elérkezett az idő a megfelelő kérdések összeállításához. Erre azért van szükség, mert a kérdéssor mentén haladva biztosak lehetünk abban, hogy hatékonyan használjuk ki az állásinterjúra fordított időt (és minden fontos témát érintünk majd).

Az egyik, többször bizonyított módszer, hogy összegyűjtjük a 12 legfontosabb elvárást, majd mindegyikhez párosítunk 4 kérdést. Ezeket úgy dolgozzuk ki, hogy az első kettő azokra a korábbi helyzetekre világítson rá, amikor a jelentkező valamit jól csinált. Ezután következhet egy negatívabb hangvételű kérdés, amiben megkérjük, hogy gondoljon vissza egy olyan helyzetre, amikor hibázott, majd derítsük ki, ezt hogyan oldotta meg.

Az utolsó kérdés szerepe, hogy elvegyük a rossz szájízt és minimum semlegesre hozzuk vissza a hangulatot, mielőtt folytatjuk az interjút. Mindez első olvasásra bonyolultnak tűnhet, pedig az elgondolásban nincs különösebb varázslat – néhány konkrét példával megmutatjuk, milyen kérdéseket hívhatunk segítségül.

Szóba kerülhetnek a tényeken alapuló kérdések: „mióta dolgozik a jelenlegi munkahelyén” vagy „hol dolgozott eddig a legtovább és ez milyen időtávot takar”. Ehhez hasonló kérdések szinte minden állásinterjún elhangzanak és arra is tökéletesek, hogy tisztázzák az önéletrajzban szereplő adatokat. Ugyanebbe a kérdéstípusba tartozik, amikor azt akarjuk kideríteni, miért akar valaki egy adott területen dolgozni.

A szituációs kérdések közé azokat soroljuk, amelyek egy feltételezésre épülnek. Például „mit csinálna, ha azt látná, hogy az egyik kollégája lop” vagy „mit tenne, ha észrevenné, hogy az egyik kollégája hazudik a főnökének”. A szakemberek szerint ez egy hatékony technika a másik személyiségének megismerésére. Ugyanakkor számolnunk kell azzal, hogy az emberek többsége azt mondja, amiről úgy gondolja, hogy helyes lenne, de nincs rá garancia, hogy éles helyzetben is ennek megfelelően cselekedne.

A stresszhelyzetet a legtöbb jelentkező ki nem állhatja, de olyan is van, aki csak akkor jön zavarba, ha átlépünk egy határt. A „miért válasszuk Önt, annak ellenére, hogy nem rendelkezik megfelelő tapasztalattal” vagy a „miért Önt válasszuk a túlórázni hajlandó, lelkes fiatalok helyett” mondatok hallatán a jelentkezők arckifejezése a pillanat törtrésze alatt feszültté válhat.

Ebben az esetben azonban pontosan ez a célunk, mert azt akarjuk kitapasztalni, hogyan reagál a velünk szemben ülő egy idegőrlő helyzetre. Ez pedig kiemelten fontos azokban a munkakörökben, ahol az átlagosnál nagyobb a stresszfaktor (pl. ügyfélszolgálati munkakörben, vagy követeléskezeléssel foglalkozók esetén). Figyeljünk arra, hogy ez negatív visszhangra is találhat, ezért ezt tompítanunk kell. Tartsuk észben, hogy ebben az esetben is el kell kerülnünk, hogy valaki rossz véleményt vigyen haza a vállalatról.

Ezt megvalósíthatjuk például úgy, hogy áttérünk a sikerekkel foglalkozó kérdéskörre: volt-e olyan projekt, ami nagyon szép eredményeket hozott és ő kezdeményezte a kivitelezését, vagy milyen helyzetekben segített a kollégáinak, amelyek nem az ő feladatkörébe tartoztak.

Ezzel egy kicsit közelebb kerülhetünk az jelölt személyiségéhez, a múltban nyújtott teljesítménye pedig előrejelzi, valószínűsíti, hogy mit várhatunk tőle a jövőben. Arra figyeljünk, hogy tulajdonképpen nem arra vagyunk kíváncsiak, hogy mit, hanem arra, hogyan csinált valamit. Lényeges, hogy finoman közelítsük meg ezt a területet és ne ajtóstól rontsunk a házba.

De talán ennél is fontosabb, hogy a kérdéseket mindig a meghirdetett pozícióhoz igazodva állítsuk össze. Különösen a stressz-szituációkkal kell csínján bánnunk, mert a fokozott teherbírásra csak bizonyos területeken van szükség, ezért felesleges minden esetben előhozakodnunk vele.

Legyen kerete a beszélgetésnek

Több szakértő is azt vallja, hogy ha lehet, akkor ne csak egy ember legyen jelen az interjún – hiszen több szem többet lát és lehet, hogy vannak olyan válaszok, amelyekből mást szűrünk le. Ebben az esetben se essünk át a ló túloldalára – ne egy vizsgabizottság elé állítsuk a jelentkezőt. (A kiemelt beosztásra vonatkozó interjúktól eltekintve felesleges 3-4 vezető kapacitását lekötnünk.)

Az, hogy végül mennyi időt szánunk egy találkozóra, nagyban meghatározza, hogy milyen pozíciót szeretnénk betölteni. Egy szalag mellett dolgozó betanított munkást értelmetlen órákig faggatni a korábbi tapasztalatairól, míg egy jövőbeli ügyvezetővel az első körben akár 1,5-2 órára is szükségünk lehet ahhoz, hogy minden lényeges információt kiderítsünk.

A hossztól függetlenül az interjú 3 fő részből fog állni.

Először ráhangolódunk az interjú szituációra az olyan átlagos, semleges hangvételű témákkal, mint a közlekedés vagy az időjárás. Ebben a szakaszban mondjuk el a jelentkezőnek azt is, hogyan fog felépülni az interjú.

Erre azért van szükség, mert ha egy pillanatra a hozzánk érkező helyébe képzeljük magunkat, akkor azzal szembesülünk, hogy próbatétel előtt áll, hiszen egy idegen helyen kell megjelennie és idegenek előtt kell bebizonyítania, hogy megfelel az elvárásoknak. Ráadásul az is egyértelmű számára, hogy nem csak ő pályázta meg az állást – vagyis egy kiélezett versenyhelyzetben találja magát.

Persze ez nem mindenkiben kelt disszonanciát – ennek meglétét és mértékét a mi feladatunk feltérképezni. Ne feledjük, attól, hogy valaki ideges ebben a szituációban, egyáltalán nem azt jelenti, hogy alkalmatlan a munkakör betöltésére. Mindössze arról van szó, hogy nehezen lazul el stresszhelyzetben.

Ha sikerült oldanunk a feszültséget, rátérhetünk a lényegi részre, tehát a törzskérdésekre. Nyugodtan jegyzeteljünk, különösen akkor, ha több mint 2-3 jelöltet hallgatunk meg, mert ez jelentősen megkönnyíti később a dolgunkat, amikor a végső döntésre kerül a sor.

Ha a találkozó során úgy érezzük, hogy a jelöltnek komoly esélye van a pozícióra, akkor az interjú második felében szánjunk időt arra, hogy „eladjuk az állást és a céget”. Erre azért ne az elején fordítsunk figyelmet, mert elvihetjük a fókuszt. Fejtsük ki, milyen fejlődési lehetőségek rejlenek a pozícióban. Sőt, itt már azt is láthatjuk, hogy miért lenne alkalmas az illető a feladatok elvégzésére – ezeket is nyugodtan kommunikáljuk.

Természetesen a lezárás sem merül ki az elköszönésben. Hagyjunk teret a kérdezésre és mondjuk el, hogy mi lesz a folyamat következő lépése, valamint mikorra várható a döntés. Végül köszönjük meg a jelentkezőnek, hogy időt szánt ránk és kísérjük ki.

Ássunk mélyre és felejtsük el a sablonokat

A közösségi média felületek elterjedésével több helyen bevett szokássá vált, hogy a komoly jelentkezőkre rákeresnek az interjút készítők. Talán felmerül bennünk, hogy ez mennyire etikus, de tartsuk szem előtt, hogy a találkozó során korlátozott időnk lesz megismerni a potenciális jelöltet és kideríteni, hogy beillene-e a csapatba. Így pedig máris érthetőbb a fokozott kíváncsiság.

Ha ilyen jellegű kutatásra adjuk a fejünket, nem feltétlenül kell a social media felületekre hagyatkoznunk, egyszerűen rákereshetünk a Google-ban is a jelentkezőre. Innen több információt is begyűjthetünk (akár korábban publikált cikkeket, versenyeredményeket is).

De ne csak az internet adta lehetőségeket használjuk ki. Szúrópróba-szerűen nézzünk utána a referenciáknak vagy érdeklődjünk néhány korábbi munkáltatónál a tapasztalatokról. Viszont utóbbit érdemes feltételekkel kezelnünk, mert az éremnek mindig két oldala van és ez csak az egyik.

Az interjú során pedig ne vesztegessük az időnket az olyan kérdésekre, amelyek direkt módon a gyengeségekre vagy erősségekre kérdeznek rá. Ezzel ugyanis könnyen bekapcsolhatjuk a velünk szemben ülőben a megfelelési kényszert, melynek hatására automatikusan olyan választ adhat, amiről azt gondolja, hogy hallani akarunk, miközben nincs rá garancia, hogy ez megfelel a valóságnak.

Használjuk ki okosan a találkozót és inkább azt derítsük ki, hogyan viselkedne a jelentkező egy éles szituációban. Engedjük szabadjára a fantáziánkat: ha chefet keresünk, akkor kérjük meg a jelöltet, hogy állítson össze egy főfogást, a vezető pozícióra pályázókat pedig az utolsó körben behívhatjuk egy Assessment Centerre.

(Utóbbi lényege, hogy szituációs gyakorlatokkal, tesztekkel vagy prezentációs gyakorlatokkal mérjük fel a jelentkezők közösségi viselkedését.)

Miért van szükség a tudatosan felépített interjúra?

Azért, mert az employee journey kiépítésének legfontosabb feltétele, hogy értékes, és a cég iránt lojális munkatársakkal gazdagítsuk a céget, akikkel hosszú távra tervezhetünk.

Checklist: erre az 5 dologra minden interjún figyeljünk

  1. Nyugtassuk meg a jelöltet (például azzal, hogy felvázoljuk, mire fogunk kitérni az interjú során).
  2. Tegyünk fel viselkedésre vonatkozó, illetve szituációs kérdéseket.
  3. Adjuk el a munkakört.
  4. Készüljünk a megbeszélésre releváns kérdésekkel és jegyzeteljük le a válaszok legfontosabb részeit.
  5. A pozíciót figyelembe véve annyi kollégát hívjunk be, amennyi mindenképpen szükséges.

TÖLTSE LE INGYENES E-KÖNYVÜNKET: